Compras de un importador colombiano vuelve de la Feria de Cantón con la tarjeta de un proveedor. Después llega una factura cuya cuenta pertenece a otra empresa. El vendedor explica que esa sociedad cobra para el grupo. Antes de pagar, finanzas necesita comprobar la relación entre quien vende, quien factura y quien recibe el dinero.

La situación es ficticia, no describe a un cliente. Este artículo ofrece información general, no asesoramiento jurídico, fiscal ni de inversión. Las comprobaciones no certifican al proveedor ni garantizan que el servicio de pagos acepte el acuerdo.

Conserve la instrucción original junto a su solicitud interna

Guarde la factura y la instrucción de pago emitidas por el proveedor, con el mensaje en el que llegaron. Puede copiar los datos a su solicitud interna, pero entregue también el original a quien autoriza. Comparar dos copias de la misma transcripción puede repetir el mismo error.

Identifique qué versión está vigente. Si llega una corrección, conserve la anterior, márquela como sustituida y explique el cambio. Si la factura es incorrecta, pida al proveedor que la vuelva a emitir. Editar su PDF impide saber qué autorizó realmente el emisor.

La lista de documentos para pagar a un proveedor en China ayuda a ordenar el expediente. Incluya el nombre legal del comprador y la referencia del pedido: la comprobación debe corresponder a una obligación concreta, no a una cuenta aislada.

Compare las empresas antes que los números de cuenta

Pida el nombre registrado del proveedor, también en chino cuando esté disponible, y los documentos de registro pertinentes. Contrástelos con contrato y factura. Un nombre comercial en inglés, el nombre de la fábrica y la razón social pueden diferir; solicite documentación que explique la relación.

La similitud de nombres no demuestra propiedad común. Aclare si la empresa fabrica, revende o cobra por cuenta ajena. Compras necesita identificar a la sociedad responsable de entregar los bienes según el acuerdo.

Conserve la explicación original y quién la facilitó. Una etiqueta interna como «mismo proveedor» debe remitir a documentos. Si la relación no queda acreditada, existe una cuestión pendiente, no una excepción aprobada.

Vincule el beneficiario con el pedido

Solicite nombre completo del titular, número de cuenta, banco y sucursal, moneda de cobro y referencia requerida. Compare titular y emisor de la factura. Otro colega debe contrastar cada campo copiado con la instrucción original antes de aprobar la financiación.

Si cobra un tercero, obtenga el motivo por escrito y los documentos que acreditan su facultad para recibir ese pago. El responsable de la compra y el servicio de pagos deben revisarlos. El servicio puede pedir más pruebas o rechazar el acuerdo; una carta del proveedor no supone aprobación automática.

Para un cobro en billetera, confirme token, red y destino mediante el canal acordado. Pregunte cómo se aplicará el envío a la factura. También debe comprobar propiedad y autorización: que una billetera haya recibido fondos antes no demuestra que pertenezca a la empresa contratante.

Confirme por un canal independiente de la nueva instrucción

Con un proveedor conocido, use un contacto previamente verificado para confirmar cambios. Con uno nuevo, establezca primero ese contacto fiable. Contraste empresa y contacto con registros que su equipo obtenga de forma independiente, no únicamente con enlaces o teléfonos incluidos en el mensaje de la cuenta.

Anote quién confirmó, cuándo y por qué canal. Una respuesta en el mismo hilo de correo comprometido no sería confirmación independiente. Un nombre familiar en pantalla tampoco acredita quién escribe.

Si el vendedor exige pago inmediato pero rechaza la comprobación, deténgase. Compras debe resolver la cuestión y registrar el resultado. La fecha prevista de producción no hace más seguro un destinatario sin verificar.

Revise lo que cambie después de la cotización

Entregue al servicio de pagos la instrucción aprobada. Si después cambian cuenta, nombre, importe o factura, informe antes de enviar fondos y obtenga nueva aprobación o cotización según corresponda. No suponga que la aceptación sigue vigente solo porque se conserva el número de factura.

Consulte pagar una factura para preguntar a A2vanta qué documentos requiere el destinatario propuesto. La guía del anticipo a un proveedor nuevo conecta esta comprobación con el inicio de producción.

Deje una decisión que sirva para revisar el siguiente pago

Guarde instrucción aceptada, documentos de empresa, nota de verificación y autorización del pago. Después añada la confirmación del cobro del proveedor. El expediente explica el primer envío; no aprueba para siempre cualquier cuenta futura.

Antes del saldo, compare otra vez la instrucción vigente. Si aparece otro beneficiario, reabra la revisión. La guía de saldo tras inspección separa decisiones: aprobar la mercancía no autentica una cuenta nueva.