Prepara el pago de sillas de oficina a un proveedor de Anji. El vendedor envió una factura revisada el martes, un colega guardó datos bancarios del chat anterior y el contrato está en un correo. Contabilidad debe aprobar antes del viernes. Reúna los archivos para comprobar que todos trabajan con el mismo comprador, precio y beneficiario.

Información general, no asesoramiento jurídico, fiscal ni de inversión. Preparar documentos no garantiza la aprobación del pago.

Separe empresa y compra

Un grupo de archivos identifica a la empresa pagadora; otro explica compra y beneficiario. El registro empresarial va con la documentación corporativa, la factura de las sillas con la compra.

En el primer paso de KYB, A2vanta solicita cinco elementos: registro, extracto de directores y accionistas, identificación fiscal, pasaporte de un director y una o dos líneas sobre la actividad. Revisamos los documentos el mismo día. Este grupo queda separado de la factura o contrato del pago.

A2vanta pide factura o contrato para el pago. El expediente de compra más amplio ayuda a conciliar la operación dentro de su empresa. Confirme qué documentos adicionales requiere quien revise su caso antes de subirlos.

Entregue la versión vigente

Contabilidad necesita contrato y factura completos, incluidas las páginas de nombres y condiciones. Una orden de compra aporta contexto si explica cómo se relaciona con la factura; no debe dejar dudas sobre qué documento sustituye a otro.

Una nota breve puede indicar número y fecha de factura, moneda, importe a pagar y bienes. Para un anticipo, incluya la parte cubierta y el saldo restante. Identifique la factura revisada y explique qué cambió; conserve la anterior. El proveedor debe aclarar qué documento reemplaza: no cree una factura corregida por su cuenta.

Si contrato y factura muestran precios distintos, compras debe resolverlo con el proveedor antes de la aprobación. Un nombre de archivo ordenado no resuelve una diferencia de precio.

Conserve los nombres originales

Compare el comprador de la factura con el nombre legal del registro. Un nombre comercial requiere explicación que lo vincule a la empresa. Si el comprador es incorrecto, el proveedor debe emitir la corrección.

Conserve el nombre chino del proveedor y cualquier nombre inglés que facilite. Pida explicación de las diferencias de transliteración y adjunte la fuente. Cambiar nombres usted mismo elimina la evidencia.

Si debe pagar a otra empresa, obtenga explicación escrita y confirme qué necesita el servicio para revisar esa relación. La persona que aprueba pagos debe examinarla antes de aportar fondos. «Es la misma empresa» no sustituye documentos: identifique quién lo explica y marque las dudas todavía abiertas.

Preserve la instrucción bancaria

Entregue a su colega el original escrito junto a la copia de trabajo: titular, número de cuenta y banco. Comparar solo resúmenes puede dejar pasar un error de transcripción.

Use una descripción acordada, como «sillas de oficina para reventa», con referencia de factura y contacto que confirmará el cobro. «Transferencia comercial» no identifica los bienes.

Indique moneda de recepción e importe previsto. Si financia con USDT y el proveedor cobra por banco, acuerde cómo presentar importe de factura y abono bancario. Los fondos enviados van en un campo separado de la moneda de la factura.

Un cambio de cuenta exige revisar la aprobación

Confirme nuevos datos con un contacto conocido. Registre quién pidió el cambio, quién lo confirmó y cuándo. Su colega debe comparar la modificación con la factura.

Avise al servicio, confirme qué necesita para evaluar la nueva instrucción y señale la versión vigente sin borrar la anterior. Si cambió la factura, explique si afecta al beneficiario o al importe. Las dudas pendientes justifican detener el envío.

Confirme formatos aceptados, traducciones necesarias y canal autorizado de carga. Un resumen en inglés o una captura no necesariamente sustituye el original. Envíe documentos de identidad solo por el canal confirmado.

Consulte pagar una factura, A2vanta o el bot. Compare la nota con los archivos actuales y guarde lo presentado con el pedido: otro colega debe poder seguirlo sin reconstruir los chats.