KYB significa «conozca a su empresa». Antes de mover dinero para su compañía, un proveedor comprueba que existe, quién la dirige y a qué se dedica. Después, para cada pago, comprueba su finalidad. Son dos preguntas distintas: tratarlas por separado permite responder antes a ambas.

Este artículo ofrece información general. No constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni contable; preparar documentos no garantiza que un proveedor los acepte.

Mantenga dos carpetas

Abra una carpeta para la empresa y otra para el pago. En la primera van los registros corporativos y la identificación del director. En la segunda, el contrato y la factura de esta compra.

El perfil empresarial no demuestra una compra, y una factura no identifica a la empresa. Cuando el revisor pide una cosa, envíe la carpeta correspondiente, no una mezcla de archivos que retrase a todos.

Lista del primer paso

En A2vanta el primer paso de KYB solicita cinco elementos. Otros proveedores piden más documentos o documentos distintos: utilice esta lista como punto de partida y solicite la de su proveedor.

Certificado de registro

Envíe una copia completa y legible del nombre y número de registro. Use la misma razón social en la nota de presentación y la carpeta del pago. Si el proveedor le conoce por un nombre comercial, explique la relación sin modificar documentos.

Extracto de directores y accionistas

Revise la fecha de emisión y si refleja la empresa actual. Si falta un director nuevo o un cambio de propiedad, indíquelo desde el principio y pregunte qué documento cubrirá esa diferencia.

Identificación fiscal

Cópiela exactamente como fue emitida. Si los registros contienen varios identificadores, etiquete cada uno para que el revisor no tenga que adivinar cuál corresponde.

Pasaporte de un director

Pregunte cómo enviarlo de forma segura antes de hacerlo. Si el nombre se escribe de forma distinta en el pasaporte y en el registro empresarial, añada una frase sobre la transliteración.

Una o dos líneas sobre la actividad

Explique qué compra o vende y por qué paga a este proveedor. «Importamos embalajes para distribución mayorista y pagamos un envío de cajas» ayuda al revisor. «Soluciones empresariales internacionales» no explica nada.

Revisamos estos documentos el mismo día de su envío. Las preguntas sobre propiedad que van más allá del director y del extracto de accionistas llegan en una fase posterior: no necesita entregar el pasaporte de cada propietario el primer día.

Prepare igualmente un resumen de propiedad

Redacte una nota interna de una página con los accionistas directos y las sociedades intermedias entre ellos y su empresa. Marque los registros que aún no encuentre. Si el revisor hace otra pregunta, podrá responder en una hora en vez de una semana. No suba documentos personales adicionales que nadie haya solicitado.

Prepare la carpeta del pago

Cada orden de pago lleva el contrato y la factura. Antes de enviarla, compare:

  • el comprador de la factura con la empresa de la carpeta KYB;
  • el proveedor del contrato con la cuenta que va a pagar;
  • número de factura, moneda e importe con la instrucción de pago;
  • las mercancías de la factura con la breve descripción de su actividad.

Si el titular de la cuenta difiere del proveedor, deténgase y pregunte qué explicación necesita el servicio. Confirme cualquier cambio bancario por un canal de confianza ya usado con el proveedor. Nunca edite una factura para ocultar una discrepancia: pida al proveedor una corregida.

Añada una nota breve que conecte los archivos: quién compra, qué compra, qué factura paga y quién organiza el pago. Nombre los archivos para encontrarlos sin abrirlos todos. Si hay una factura revisada, indique la versión vigente y retire la antigua de la carpeta de trabajo.

Antes de enviar el expediente, entréguelo a un compañero sin explicaciones. Si puede seguir el comprador, el director, el proveedor y la compra entre los archivos, el revisor también podrá. Una carpeta ordenada no corrige registros contradictorios, pero permite detectar la contradicción antes de mover dinero.

Pregunte de quién es la billetera que paga

Buscar «cuenta cripto empresarial» sugiere que la empresa controla la billetera que paga. Los proveedores lo gestionan de formas distintas. Antes de aportar fondos, pregunte qué billetera puede pagar una factura empresarial, qué prueba la vincula a la compañía y cómo debe registrar el pago su contable.

Proteja los documentos

Mantenga una copia de trabajo controlada con nombres descriptivos y acceso solo para quienes preparan la revisión. Compruebe que los escaneos incluyen todas las páginas. Pregunte cómo almacena el proveedor los documentos, durante cuánto tiempo y cómo solicitar su eliminación.

Consulte primero su caso

Lea la página de pago de facturas o escriba al bot de A2vanta con el país de su empresa y lo que pretende pagar. Le indicaremos qué documentos enviar y cómo hacerlo de forma segura. Una conversación no equivale a la aprobación de una cuenta.